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Im Einkaufs- und Beschaffungsbereich muss - teils sogar sehr kurzfristig - immer wieder entschieden werden, wie mit Engpässen, Preiserhöhungen bei Waren, Materialien und Rohstoffen oder mit Verzögerungen bei der Belieferung umzugehen ist. Langfristige Entscheidungen beinhalten dagegen die Formulierung der jeweiligen Lieferantenstrategie, die periodisch oder ad-hoc per Knopfdruck immer wieder in Ist- Sollvergleichen nach unterschiedlichsten Dimensionen überprüft werden muss.
All diese Entscheidungen erfordern Informationen zu Spezifikationen (Rohstoffe, Material,Waren), Ausschreibungen, Preisangeboten und Performanceanalysen von Lieferanten. Der Einkauf braucht zudem präzise, aktuelle Daten und Zahlen über die eigene Produktnachfrage von den Unternehmensabteilungen, die an der Front arbeiten - Vertrieb und Marketing. Dazu kommen die aktuellsten Finanzdaten aus der Finanzabteilung. Ist das nicht der Fall, muss das Unternehmen unter Umständen Einbußen bei der betrieblichen Effizienz und bei der Gewinnspanne hinnehmen. Gleichzeitig gilt es, Prozesszeitverschwender zu identifizieren und zu eliminieren. Je mehr Schritte der gesamte Beschaffungsprozess aufweist, desto mehr Schwachstellen und Ausfallrisiken sowie Kosten können sich darin verbergen.
BI-Concrete stellt dem Einkauf eine neue Qualität in der Auswertung und Steuerung für die Beschaffungsvorgänge zur Verfügung, ohne die bestehenden Prozesse und Abläufe zu verändern. Aufgesetzt auf die bestehende Datenstruktur werden nahtlos und automatisiert die benötigten Informationen bereit gestellt und zusätzlich neue Mehrwertinformationen erzeugt.
Der bisherige Zeitaufwand bei der Aufbereitung für all diese Informationen und Auswertungen dieser wird bis zu 70% reduziert. Manuelle Fehlerquellen bei der Zusammenstellung der Kennzahlen sind Vergangenheit. Alle Kennzahlen und Informationen stehen jederzeit und aktuell für die Anwender in den Abteilungen Einkauf, Beschaffung und Lagerwesen zur Verfügung. Neue Fragestellungen können vom Anwender in wenigen Minuten und ohne IT-Kenntnisse mit Zahlen, Daten und Fakten belegt werden.
Neben den internen "Dateninseln" können externe Informationsdaten z.B. von Lieferanten oder anderen Systemen für noch mehr verdichtete Kennzahlen integriert werden. Die zusätzlichen Zusammenhänge, d.h. die Betrachtung aus erweiterten Blickwinkel, ergeben in der Bewertung und Analyse der Kennzahlen im Tagesgeschäft deutlich verbesserte Entscheidungsgrundlagen.
Auf den nachfolgenden Seiten werden exemplarisch einige Anwendungsszenarien aus der Vielfalt der Möglichkeiten von BI-Concrete skizziert.
Schnell und flexibel mit der Einstiegsübersicht agieren
In einer übersichtlichen Einstiegsbetrachtung - hier „Lieferant/Produkte/Lagerhaltung“ - können je nach Anforderung des Einkaufs die wichtigsten Dimensionen und Kennzahlen zusammengefasst werden, wie z.B. Einkaufswerte, Produktsortiment, Lagermengen, Kapitalbindung, Produktumschlag, Abverkäufe etc. Leicht lassen sich schon hier Trends oder Einzelsituationen identifizieren. Barometer verdeutlichen schnell die Entwicklungen zu Vergleichswerten.
In unserem Beispiel werden Lieferanten bei wichtigen Produkten verglichen.
In dieser Übersicht sind folgende Elemente für den Anwender bereitgestellt :
1. Datennavigation für die Veränderung von Betrachtungsdimensionen
(Geschäftsbereich / Zeitraum / Umsatzart etc.)
2. Übersicht Einkaufsvolumen (hier: der letzten 6 Monate)
3. Barometer zur Vorjahresperiode
4. Soll/Ist Vergleich zur Budgetplanung mit Lieferant B
5. Soll/Ist Vergleich zur Budgetplanung mit Lieferant A
6. Anzahl der realisierten Warenabgänge (Verkäufe od. Verbrauch) im Vergleich
7. Barometer Wareneinkauf zu Warenabfluss (Lagerbestand)
Alle Kennzahlen-Cockpits sind permanent aktuell und nach definierten Dimensionen flexibilisiert.
Grundlegendes zur Bedienung der grafischen Elemente
Anzeigen der genauen Werte:
Bewegen Sie die Maus auf eines der grafischen Elemente, so wird Ihnen in einem kleinen „Pop-Up“ Fester der zugrunde liegende Wert exakt angezeigt.
Datennavigation:
Im Kopfbereich der Kennzahlen-Cockpits finden Sie Daten-Auswahl-Elemente. Diese erlauben sowohl das Vertiefen in die nächsten Ebenen (Bsp.: von allen Produktlinien in eine einzelne Produktlinie) , als auch den Betrachtungswinkel der Kennzahlen zu verändern (Bsp. Umsatzerlöse oder Deckungsbeitragsergebnisse).
Interaktion:
Zusätzlich zu der Datennavigation sind die meisten Ansichten interaktiv. Klicken Sie z.B. in der Übersicht Warenabfluss – Produkte (-linien) auf einen der Umsatzbalken, so werden alle nachfolgenden Grafiken ausschließlich mit den Werten der ausgewählten Produktlinie neu berechnet. Sie haben so jederzeit die Möglichkeit die Sichten auf diese Ergebnisse zu vertiefen.
Lieferantenranking:
Mit der Ansicht Lieferantenranking (A-B-C Analyse) erhält der Anwender die aktuellen Einkaufsvolumina aller Lieferanten und der einzelnen Produkten. Zusätzlich können die TOP Lieferanten entweder gesamt oder zu einzelnen Produkten anzeigt werden.
Funktionsweise:
Bei diesem Beispiel schnell über die Datennavigation von der obersten Ebene (hier „Gesamtunternehmen“) in darunter liegende Ebenen wie "A- Lieferanten", "Werk" oder "Fertigungsbereich"etc. vertieft werden.
Auch der Betrachtungswinkel läßt sich schnell verändern. Denn Einkaufsvolumen sind nur ein Teil der „Wahrheit“. Schnell verändert sich das Ranking der Lieferanten oder diese im Vergleich zu den Produkten, wenn auf die Kennzahlen für den Anteil am Deckungsbeitrag umgestellt wird. Eventuell ist der Top- Lieferant von eben nur noch der „Flop- Lieferant“.
Lieferanten-Benchmarking:
Nicht nur Umsatzvolumen oder Anteil am Deckungsbeitrag sind für eine effiziente Einkaufssteuerung interessant. Auch Kennzahlen wie Anzahl Aufträge, Auftragsgrößen, verursachte Kosten pro Auftrag oder Bestellung, aktive / passive Produkte, Rabattkennzahlen, Zahlungsziele, Skonto, Budgeterfüllungsquoten, Reklamationen (dazu Häufigkeiten und verursachte Kosten), offene und überfällige Bestellungen (wie lange überfällig, wie oft kommt das bei dem Lieferanten vor?) liefern die Fakten, mit denen Sie schnell und zielsicher eingreifen können.
Lieferzeiten, Liefertermine, Bestellhistorie und Planungsqualitäten
Es können zusätzliche Ansichten zur Absicherung der „Planungsqualitäten“ generiert werden. Damit erhält der Anwender einen schnellen Überblick über alle Änderungen zu verschiedenen Terminsituationen: avisierte Liefertermine für die Beschaffung von Waren bzw. Rohstoffen, Produktionszeiten bzw. Fertigungstermine, geplanten Kundenaufträge, Installationstermine etc. Die Ansichten können untereinander problemlos verknüpft und verlinkt werden.
Die Änderungen von Terminen wirken sich direkt auf die Planungen der Folgemonate aus. Wie viel Kapitalbindung muss ggf. in den nächsten 3 Monate für Lagerbestände berücksichtigt werden? Mit welchen Lieferanten können wir mit zusätzlichen Zahlungszielen den Cashflow positiv beeinflussen? Wo Können Skonti optimal ausgenutzt werden?
Die Kennzahl ‚Lieferzeiten und Liefertermine' ermöglicht auf einen Blick in einem übersichtlichen Cockpit, die Bestellterminplanung für Waren od. Rohstoffe zu managen. Das Umschalten zwischen Lieferanten oder Produkte lässt eine tagaktuelle Beobachtung zu, wo sich ggf. Engpässe abzeichnen. Der Einkauf kann schnell feststellen, ob hier ein Einzelfall oder ein genereller Handlungsbedarf vorliegt?
Eine weitere Ansicht, nämlich die „Bestellhistorie“ eröffnet weitere Details auf die Bestellungen und Liefervereinbarungen mit den Lieferanten, so beispielsweise die Verschiebungen innerhalb eines Bestellvorgangs. Alle Änderungen werden chronologisch aufgeführt und zusätzlich in einer Performance-Matrix verdeutlicht.
In einer zusätzlichen Übersicht kann der Einkauf z.B. tagaktuell die Terminsituation aus dem Vertriebsbereich verfolgen. Eine einfache Datennavigation ermöglicht ihm nach verschiedenen Betrachtungsebenen eine Selektion vorzunehmen z.B. nach Änderungen bei den zu beliefernden Kundenaufträgen. Leicht kann weiter variiert werden, indem auf bestimmte Produkte selektiert wird.
Ein Klick auf das jeweilige Kundenprojekt vertieft die Sicht mit den geplanten Produkten, oder den Status mit den Projektverlaufsinformationen. Der Einkauf ist somit in der Lage sich frühzeitig mit den anderen Bereichen (hier dem Vertrieb) zu verständigen, wenn es z.B. zu Engpässen auf Lieferantenseite kommt oder wenn sich Überkapazitäten im Lager abzeichnen, welche die Lagerumschlagskennzahl negativ belasten könnten.
Hier wird schnell deutlich, wie mit verschiedenen Blickwinkel eine bessere Steuerung der Warenbeschaffung ermöglicht wird. Welche Produkte, Rohstoffe etc. können noch vom Lagerbestand entnommen werden und wo muss auf Grund von größeren Aufträgen und Lieferverpflichtungen bei eigenen Kunden temporär die Lagerbestände erhöht werden? Gibt es zudem bestimmte Rahmenbedingungen zu Produkten, Rohstoffen oder Fertigungskapazitäten zu beachten, bei denen die Bestellvorgänge anders bewertet werden müssen? Auch Veränderungen aus saisonalen, wirtschaftlichen oder strukturellen Anforderungen können sehr schnell abgeleitet werden.
zusätzliche Sichten und Dimensionen
Neben den Möglichkeiten Daten aus den bereits vorhandenen Vorsystemen aufzubereiten, ermöglicht BI-Conrete grundlegend neue Sichten auf Ihr Datenmaterial. Auf Grundlage der Bündelung Ihrer Daten, können problemlos neues (auch externes) Zahlenmaterial automatisch eingepflegt, berechnet und bereitgestellt werden, die in dieser Form vorher nicht möglich waren. Auch temporäre Kennzahlen können schnell in das Informationsportal eingebunden werden.
Preise / Rabatte / Nachlässe / Boni
Natürlich sehen sie in jedem einzelnen Vorgang in Ihrem ERP-System, wie sich die Preise und Rabatte darstellen. Haben Sie aber heute schon die Möglichkeit diese in anderen Zusammenhängen zu beobachten? Z.B. könnten temporär eigene Kontrollplanungen einbezogen werden, so dass die Ist-Werte mit den Kontrollwerten verglichen werden. In enger werdenden Märkten können gerade diese Details und Fragestellungen die Weichen für eine erfolgreiche Geschäftsentwicklung stellen.
Gibt es Produktgruppen, die ausschließlich durch Weitergabe von Lieferanten-Nachlässe und evtl. sogar vorschüssig über zu erwartende Boni vermarktet werden?
Gibt es kritische Erfolgsfaktoren bei einzelnen Lieferanten in Bezug auf bestimmte Produkte, die dann mit eigenem hohen Aufwand kaschiert werden? (z.B. Qualitätsmängel, Designkriterien, fehlender Zubehör etc.)
Wie können die Boni nachhaltig zur Margenaufbesserung eingesetzt werden?
Wie hoch ist das Verhältnis zwischen Einkaufsvolumen und Rabatten / Boni / WKZ und anderen Lieferanten Goodies bei jedem einzelnen Lieferanten und im Vergleich zum Durchschnitt aller oder eines Lieferantensegmentes?
Veränderungen auf der Zeitachse sind gute Frühwarnindikatoren. Schnell wird bei der Analyse der Zahlen klar, welche Produkte von welchen Lieferanten in einen kritischen Bereich laufen, bevor es am Jahresende zu spät ist.
Weitere Lieferantenkonditionen wie z.B. Werbekostenzuschüsse (WKZ)
Typischerweise stehen in den vorhandenen ERP- Systemen nur begrenzte Planzahlen zu WKZ und anderen Lieferantenzuwendungen (z.B. kostenlose Schulung etc.) zur Verfügung. Eine detaillierte Übersicht zu den einzelnen Lieferanten sowie deren Produkte bzw. -Produktsegmente sind daher nur sehr schwer realisierbar. BI-Concrete stellt an dieser Stelle eine einfache, aber effektive Lösung zur Verfügung.
Was sind die WKZ- Quoten der einzelnen Lieferanten und wie verteilt sich der WKZ im Unternehmen?
Auf wie viele Kampagnen wird das bereitgestellte WKZ-Budget verteilt und welche Auswirkung hat das auf den eigenen Umsatz einerseits und das Einkaufsvolumen auf der anderen Seite?
Ein Ist-/ Soll-Vergleich von WKZ-Verteilung und WKZ-Ausnutzung zu Kontingenten, geplanten
Kampagnen etc. ermöglicht jederzeit einen Überblick über die aktuelle Budgetlage.
Einkauf und Lagerhaltung als Beitrag zur Kundenzufriedenheit und -bindung
Die Lagerverwaltung beschäftigt sich mit der Auslieferung von richtig zusammengestellten Produkt-gebinden zur Erfüllung der Kundenaufträge. Das Managen von Kundenanforderungen, die Geschwindigkeit der Auftragsausführung und der Umfang des Pufferbestands sind dabei von entscheidender Bedeutung. Für Einkauf, Lagerverwaltung und Vertrieb ist das ein komplexer Balance-Akt. Pufferbestände binden Kapital. Aber der Abbau von Pufferbestand kann Konsequenzen haben. Beispielsweise kann das Herausnehmen selten bestellter Produkte die Lagerkosten senken, könnte aber gleichzeitig zu Beschwerden von Schlüsselkunden führen. In diesem Fall müssen Entscheidungen unter den genannten Bereichen abgesprochen werden.
Welche der Produkte bringen uns weniger als ein Prozent der Gesamtmarge? Wie viele gehen davon an unsere wichtigen Schlüsselkunden?
Welche Auswirkungen entstehen auf Kundenseite und Lieferantenseite, wenn wir selten bestellte Produkte aus unserem Verkaufssortiment nehmen? Was sind dagegen unsere Kostenvorteile (frei werdende Lagerkapazitäten, Wegfall hoher Kapitalbindung etc.)
Können wir Lieferfrequenzen erhöhen, wenn wir Distributionläger von externen Firmen nutzen?
Der Einkauf unterstützt Wachstumsstrategien
Planungen zu Strategien für Markt, Kunde und Produkt können auch vom Einkauf transparent und nachhaltig unterstützt werden, um damit jederzeit und aktuell die Veränderungen der geplanten Strategien im Griff zu halten.
Auswertungen von Einkaufsgewinnpotentialen auf Basis von Marktpreisdaten.
Sollen wir Barmittel im Lagerbestand binden, um einen Puffer gegen eine sich anbahnende Waren- bzw. Rohstoffverknappung zu schaffen? Welches Entgegenkommen können wir bei welchen Lieferanten erwirken?
Wie erzielen wir den Ausgleich zwischen den Einsparungen und/oder einer besseren Qualität, die sich durch exklusive Lieferantenverträge erzielen lassen und dem Risiko, inakzeptable Abhängigkeiten zu schaffen?
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